Çözüm
Evrak, Belge Takibi ve Hatırlatmalar
Servis operasyonunda belge eksikliği yalnız idari bir sorun değil; sefer iptaline ve yasal sorumluluğa dönüşebilen bir risktir.
Neden gerekli?
Bir servis filosunda araç başına birkaç, sürücü başına birkaç belge bulunur: ruhsat, muayene, sigorta, güzergah izin belgesi, sürücü belgesi, SRC, psikoteknik, adli sicil. Otuz araçlık bir operasyonda bu, yüzlerce ayrı geçerlilik tarihi demektir.
Bu tarihler çoğunlukla bir klasörde ya da bir Excel dosyasında tutulur. Takip kişiye bağlı kaldığı için bir belgenin süresi sessizce dolar; sorun da genellikle bir denetimde ya da kaza sonrasında ortaya çıkar.
Nasıl çalışır?
Her araç ve her sürücü için belge türleri ve geçerlilik tarihleri tanımlanır. Belgenin kendisi de kayda eklenebilir, böylece denetim istendiğinde aranmaz.
Süre dolmadan önce — tanımladığınız gün sayısı kadar önce — sorumlu kişiye bildirim gider. Süresi geçmiş belgesi olan araç ve sürücüler ayrı bir listede toplanır.
- Araç belgeleri: ruhsat, muayene, sigorta, güzergah izin belgesi
- Sürücü belgeleri: ehliyet, SRC, psikoteknik, adli sicil
- Süre dolmadan önce otomatik hatırlatma
- Süresi geçmiş belgelerin ayrı listesi
- Belge dosyasının kayda eklenmesi
Ne kazandırır?
Takip bir kişinin hafızasından sistemin kaydına geçer
Yüzlerce geçerlilik tarihi artık bir klasörde ya da birinin Excel dosyasında durmaz. O kişi izne çıktığında veya işten ayrıldığında takip de birlikte kaybolmaz.
Denetim istendiğinde belge aranmaz
İstenen ruhsat, sigorta ya da SRC belgesi kaydın içinden açılır. Denetim anında dosya karıştırmak yerine ekrandan göstermiş olursunuz.
Belgesi dolmak üzere olan araç plandan önceden çıkarılır
Hatırlatma süre dolmadan geldiği için aracı yenisiyle değiştirecek vaktiniz olur. Sefer iptali ve son dakika araç arama telaşı yaşanmaz.
Hizmet aldığınız firmanın belgeleri de aynı yerde izlenir
Tedarikçinin araç ve sürücü belgeleri kendi filonuzla aynı ekranda takip edilir. Sorumluluk size döndüğünde eksik bir belgeyle karşılaşma riski düşer.
Kendi verinizle deneyin
Personel listenizi yükleyin, duraklarınızı ve vardiya saatlerinizi tanımlayın; ilk planı dakikalar içinde görün.