1. Önce yetki: şirket kendi mi taşıyor, servis firması mı?
Karayolu Taşıma Yönetmeliği'ne göre personel taşıma iki ayrı yetki yapısına bağlı. Bir şirket kendi personelini kendi (öz mal) araçlarıyla taşıyorsa bu hususi taşımacılıktır: otobüsle yapılıyorsa B3, yurtiçi hususi taşımacılık olarak D3 belgesi gerekir. Ücret karşılığı personel ya da öğrenci taşıyan servis firmaları ise ticari amaçla yurtiçi servis taşımacılığı yapar ve bunun için 15 Mayıs 2025'te yönetmeliğe eklenen S yetki belgesi aranır. Eski servis D4 belgeleri otomatik olarak S'ye dönüştürüldü.
Bu ayrım sık karıştırılıyor. “K” belgesi personel taşımayla ilgili değil, eşya taşımacılığına aittir (K1, K2, K3). Birçok sektör yazısı hâlâ D4 ya da D2 yazıyor; bunlar 2025 öncesi uygulamaydı.
Personel taşıma yetki belgeleri (Karayolu Taşıma Yönetmeliği)
| Belge | Kim için | Not |
|---|---|---|
| B3 | Otobüsle hususi taşımacılık | Kendi personelini, kendi özel eğitim merkezindeki bireyleri vb. taşıyan işletme |
| D3 | Yurtiçi hususi taşımacılık | Aynı kapsam; ayrıca kendi tarım alanındaki mevsimlik işçiler (16.05.2026'da eklendi) |
| S | Ticari amaçla yurtiçi servis taşımacılığı | Personel/öğrenci servisi yapan firmalar; 15.05.2025 ile geldi |
| K1, K2, K3 | Eşya taşımacılığı | Personel taşımayla ilgili değil |
Kaynak: Karayolu Taşıma Yönetmeliği (UAB konsolide metni, 16.05.2026 / 33255 sayılı değişiklik dahil). S belgesinde taşıt yaşı sınırı, U-ETDS kapsamı ve güncel belge ücretleri metinden net doğrulanamadı; teyit gerekir.
2. S yetki belgesi: şartlar kısaca
S belgesi için en az bir özmal otobüs, tüzel kişilerde 100.000 TL sermaye ve servis verilen yer, firma ya da kurumla yapılmış bir sözleşme aranıyor. En fazla üç özmal otobüsle çalışacak işletmeler için orta düzey yönetici mesleki yeterlilik belgesi şartı aranmıyor ve belge ücretinde %95 indirim öngörülüyor. Belgeye en fazla 100 özmal otobüs kaydedilebilir; sözleşmeli otobüs sayısı özmal sayısının yarısını geçemez.
Her taşıt en fazla üç farklı yer, firma ya da kurumun servis faaliyetinde kullanılabilir; taşıt kartında yazmayan topluluğa servis yapılamaz. İhlalde yönetmelikteki “uyarma” puan sistemi işler; bir takvim yılında beş uyarma tebliğ edilirse belge iptal edilir. Okul servisi ve kamu personel servisi için ayrı yönetmelikler saklıdır.
3. KDV oranı: çıkarım yapmadan önce teyit edin
Genel KDV oranı 10 Temmuz 2023'ten beri %20. Servis taşımacılığında hangi oranın uygulandığı konusunda bu çalışmada resmi bir metin doğrulayamadık, çıkarımlarımız şöyle: yolcu taşımacılığı hizmetlerinde uygulanan geçici %8 oran 31 Aralık 2020'de sona erdi; sonrasında özel bir indirimli oran yoksa genel oran uygulanır, yani personel servisinde 2026'da %20 beklenir. Okul ve öğrenci servisinde ise Bakanlar Kurulu kararına ekli (II) sayılı listedeki “eğitim hizmetleri ve öğrenci taşıma” kalemi uyarınca indirimli oran uygulanıyor; bu oran 2023'te %8'den %10'a çıkarıldı. Ankara'daki okul servisi tarifesine ilişkin haberler de tarifenin “%10 KDV dahil” olduğunu yazıyor.
Bu bir çıkarımdır, kaynaklarda resmi sıra numarası ve karar numarası doğrulanmadı. Fatura keserken ya da alırken GİB özelgesi ya da mali müşavir görüşüyle teyit edin. Ayrıca İstanbul'daki okul servisi tarifesi KDV dahil, personel servisi tarifesi ise KDV dahil mi hariç mi olduğu belirtmiyor; bu farkı sözleşmede netleştirin.
4. KDV tevkifatı: 5/10
KDV Genel Uygulama Tebliği'nin servis taşımacılığı bölümüne göre personel, öğrenci ve müşteri servisi taşımacılığında kısmi tevkifat uygulanır; oran 5/10'dur (yük taşımacılığında 2/10). Yani servis fatura edildiğinde KDV'nin yarısı hizmeti alan tarafından sorumlu sıfatıyla beyan edilip ödenir, diğer yarısı hizmeti verene ödenir.
Önemli bir ayrım: fatura personel, öğrenci ya da veli adına kesilirse tevkifat uygulanmaz; şirket ya da kurum adına kesilirse uygulanır. Alt yüklenici devri halinde tevkifat fiili hizmeti yapan firmanın faturasında uygulanır. Tevkifat uygulanacak asgari fatura tutarı konusunda kaynaklar çelişiyor: bir kaynak 2026 için KDV dahil 12.000 TL, 2021 tarihli bir kaynak 2.000 TL veriyor. Güncel eşiği GİB tebliğinden teyit edin.
5. Çalışana verilen servis ve yol yardımı: vergi ve SGK
İşverenin çalışanları için servis aracı sağlaması, ikincil kaynaklara göre SGK primi, gelir vergisi ve damga vergisi dışındadır ve tutar sınırı yoktur. İşveren servis sağlamıyor, bunun yerine toplu taşıma kartı ya da bileti veriyorsa, günlük 158 TL'ye kadar olan kısım gelir ve damga vergisinden istisna ve SGK primine tabi değil; aşan kısım vergiye tabi. Nakit yol parası ise SGK primi, gelir vergisi ve damga vergisine tabidir.
Bu üç durumun toplam maliyete etkisi büyük: aynı yol yardımını servis olarak vermek ile nakit olarak vermek arasında vergi ve prim farkı vardır, bu yüzden servis, birçok işveren için nakit ödemeye göre daha ucuz bir yoldur. Bu bilgiler 2026 yılı istisna tutarlarını derleyen ikincil kaynaklardan alınmıştır; yasal dayanak maddeleri doğrudan okunmadı ve tek kaynaklıdır, bu yüzden teyit gerektirir.
Yol yardımının vergi ve SGK karşılaştırması (2026, ikincil kaynak)
| Yol yardımı biçimi | Gelir ve damga vergisi | SGK primi |
|---|---|---|
| İşverenin sağladığı servis aracı | İstisna (tutar sınırı yok) | Dışında |
| Toplu taşıma kartı/bileti | Günlük 158 TL'ye kadar istisna | Dışında (istisna kapsamında) |
| Nakit yol parası | Tabi | Tabi |
Kaynak: Ekonomi Gazetesi 2026 istisna tutarları yazısı (ikincil). Tutarlar ve dayanak maddeler resmi metinden doğrulanmadı; mali müşavirinizle teyit edin.
6. Gider yazımı, fatura ve indirim
Servis hizmet bedeli, işletmeyle ilgili olduğu sürece ticari gider olarak yazılır ve faturadaki KDV, KDV Kanunu'nun 29. ve 30. maddelerindeki koşullar çerçevesinde indirilebilir. Tevkifatlı faturada alıcı, sorumlu sıfatıyla KDV2 beyannamesi verir; tevkifatlı faturada tevkifata ilişkin ibare ve oranın yazılması gerekir. Bu paragraf genel mevzuat bilgisidir ve bu çalışmada kaynakla desteklenmemiştir.
Gerçek kişi bir servis sahibine ödeme yapıyorsanız stopaj ve makbuz düzeninin nasıl işleyeceğini bu çalışmada doğrulayamadık. Taşımacılık ticari kazanç kapsamında olduğu için genellikle stopaj uygulanmaz ama bunu mali müşavirinizle teyit edin.
7. Servis maliyetini vergi sonrası görmek
Yukarıdaki tablo ve oranlar, servis maliyetini hesaplarken fatura tutarının tek başına yeterli olmadığını gösterir. KDV tevkifatı ödeme akışını, yol yardımı biçimi vergi yükünü, indirilebilir KDV ise net maliyeti değiştirir. Bu yüzden servis bedelini KDV hariç net değerle, gerçek maliyeti ise çalışan başı vergi ve prim etkisiyle birlikte kıyaslamak gerekir.
Fatura kalemlerinin çalışan, departman ya da güzergah bazında dağıtılması bu hesabı kolaylaştırır. Koltuk bazlı maliyet ve puantaj hesabı, servis faturasını çalışan ve departman bazında paylaştırmak için kullanılabilir. Hesabın temeli için ayrıca personel servisi ücretleri yazısına bakın.
Personel taşımacılığında doğru belgeyi (B3/D3 mi S mi), doğru KDV ve tevkifat uygulamasını ve doğru yol yardımı biçimini seçmek, servis maliyetini doğrudan etkiler. Bu yazıdaki birçok nokta resmi metinden teyit edilmesi gereken çıkarımlar içeriyor; sözleşme ya da fatura düzenini değiştirmeden önce mali müşavirinizin ve hukuk danışmanınızın onayını alın.
Sık sorulan sorular
Genel oran %20; yolcu taşımacılığı için tanınan geçici %8 oran 31.12.2020'de sona erdi. Bu nedenle personel servisinde 2026'da %20 beklenir ancak bu bir çıkarımdır; resmi kaynaktan ya da mali müşavirinizden teyit edin. Okul servisi için indirimli oran uygulandığı belirtiliyor (kaynaklarda %10).