1. İki ayrı dünya: kamu ihalesi ve özel sektör ihalesi
Kamu kurumları 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'na tabidir: ihale usulü, yeterlik kriterleri, teminat oranları ve fiyat farkı kuralları kanunda belirlidir. Özel şirketler ve vakıf üniversiteleri ise kendi şartnamelerini yazar ve usulde serbesttir; ama gerçek şartnamelere bakıldığında benzer maddelerin sıkça tekrarlandığı görülür.
Kamuda ayrıca personel servisi için Kamu Kurum ve Kuruluşları Personel Servis Hizmet Yönetmeliği vardır: taşıt yaşı en fazla 21'dir (Nisan 2025 değişikliğiyle 19'dan çıkarıldı), sürücünün aracın sınıfında en az 3 yıllık sürücü belgesi olması gerekir ve taşımacının yalnızca personeli taşıması şarttır. Ücretin %75'i taşımacıya doğrudan ödenir.
2. Örnek 1: bir kamu ihalesi (Giresun Üniversitesi, araç kiralama)
Giresun Üniversitesi'nin 2024 tarihli şoförlü araç kiralama ihalesi, açık ihale usulüyle (4734 sayılı Kanun md. 19) yapıldı. Bu bir personel servisi değil, şoförlü araç kiralama; ama kamu şartname mantığını göstermesi açısından yararlı.
Kamu ihalesi örneği: Giresun Üniversitesi araç kiralama (2024)
| Konu | Şart |
|---|---|
| Yeterlik (iş deneyimi) | Son 5 yılda teklif bedelinin %30'undan az olmayan benzer iş |
| Benzer iş tanımı | Personel taşıma, öğrenci taşıma/servis, şoförlü ve şoförsüz araç kiralama |
| Geçici teminat | %3 |
| Teklif geçerliliği | 60 gün |
| Ortaklık / alt yüklenici | Konsorsiyum ve alt yüklenici yok; yalnızca yerli istekli |
| Değerlendirme | Yalnızca fiyat; sınır değer katsayısı 0,72 |
| Teklif türü | Birim fiyat |
Kaynak: Giresun Üniversitesi ihale ilanı (İKN 2024/1483964), EKAP. Sınır değerin altındaki teklif, açıklama istenmeden reddedilir. Balıkesir Koca Seyit Havalimanı'nın 2026-2027 personel taşıma ilanında sınır değer katsayısının 0,80 olduğu arama özetinde görüldü; ilan doğrulanmadı.
Sınır değer katsayısı, aşırı düşük tekliflere karşı bir sigortadır: teklifler ortalamasına göre belirlenen bir sınır değerin altında kalırsa elenir. Katsayı 0,72'de ise çok düşük teklifler daha geniş bir bantta kabul ediliyor; 0,80'de daha sıkı bir elek var. Servis hizmetinde bu önemli, çünkü şoför maaşı ve yakıt gibi kalemlerin altında fiyat vermek hizmetin sürdürülemez olması demektir.
3. Örnek 2 ve 3: iki üniversite şartnamesi
Özel sektör ve vakıf üniversitesi şartnameleri, hangi maddelerin pratikte yazıldığını daha net gösterir. Aşağıdaki tablo İstanbul Bilgi Üniversitesi'nin 2025 personel ve öğrenci taşıma şartnamesi ile Haliç Üniversitesi'nin 2024 şartnamesinden maddelerin özetidir; maddeleri kelimesi kelimesine değil, anlamıyla aktarıyoruz.
Üniversite servis şartnameleri: ortak maddeler
| Konu | İstanbul Bilgi Üniv. (2025) | Haliç Üniv. (2024) |
|---|---|---|
| Süre | 12 ay | — |
| Araç yaşı | 16+1: 0-5 yaş; 27+1: 0-10 yaş | Güzergah tablosunda 2014 ve üstü model; özel işlerde 16 ve 31 kişilik 10 yaş, 48 kişilik 20 yaş |
| Araç sahipliği | Yüklenici adına kayıtlı, taşere yasak, kiralık araç mümkün | — |
| Klima / kalorifer | İmalat çıkışlı | İmalat çıkışlı |
| GPS / takip | GPS; üniversiteye web takip modülü | Tüm araçlarda GPS |
| Yedek araç | Ekstra talep 3 saatte karşılanmazsa dışarıdan alınan hizmet farkı faturalanır | Yedek verilmezse personelin tuttuğu taksi/minibüs bedeli ve ayrıca 3 aynı güzergah servis bedeli yükleniciye |
| Ceza | İSG uygunsuzluğunda maliyetin 2-5 katı; yasak U dönüşünde trafik cezasının 2 katı | Her uygunsuz araç için 10.000 TL; uyumsuzluk sürdükçe günlük ceza |
| Teminat | — | Sözleşme bedelinin %6'sı |
| Yakıt farkı | — | Akaryakıt sözleşmedeki litre fiyatının %20'sini aşarsa fark ödenir |
| Tarife farkı | — | İBB/UKOME servis ücreti artarsa ve teklif yeni tarifenin altında kalırsa brüt fark ödenir |
Kaynaklar: İstanbul Bilgi Üniversitesi teknik şartname (ihale no 202511002, 03.11.2025) ve Haliç Üniversitesi teknik şartname (ihale 2024-001, Ocak 2024). Özetlenmiştir; bağlayıcı olan şartname metninin kendisidir.
4. Şartnamede mutlaka olması gereken on madde
Örneklerin ortak paydası, aşağıdaki on başlıkta toplanıyor. Her biri için kendi işletmenize uygun değeri yazın.
- Araç yaşı ve donanım: azami yaş, klima/kalorifer, GPS, kamera.
- Araç sahipliği: yüklenici adına kayıt, kiralık araç şartı, alt yüklenici yasağı.
- Yedek araç ve yedek şoför: devreye girme süresi ve gerçekleşmezse yaptırım.
- Sürücü şartları: ehliyet kıdemi, SRC, psikoteknik, adli sicil, sağlık raporu.
- Güzergah ve sefer: haftalık/aylık sefer sayısı ve saatler.
- Fiyat ve ödeme: sefer başı, km başı ya da aylık; KDV hariç/dahil.
- Fiyat farkı: akaryakıt eşiği, işçilik, tarife artışı.
- Ceza ve fesih: gecikme, uygunsuz araç, fesih koşulları.
- Teminat: oran ve iade koşulu.
- İşçi hakları ve rücu: SGK, tazminat ve rücu hakkı yükleniciye ait.
5. Teklifleri nasıl değerlendirmeli?
Kamuda değerlendirme genellikle yalnızca fiyata göre yapılır; özel sektörde ise fiyat tek ölçüt olmak zorunda değildir. İyi bir değerlendirme tablosu fiyatı, firmanın benzer işlerdeki deneyimini, araç filosunun yaşını ve yedek araç kapasitesini ve referanslarını birlikte puanlar.
En kritik nokta teklifleri aynı varsayımlarla karşılaştırmaktır: aylık gün sayısı, günlük sefer, kilometre kotası, KDV durumu aynı olmalı. Fiyat kalemlerini sefer, km ve sabit bedel olarak ayırabiliyorsanız farkın nereden kaynaklandığını görebilirsiniz; ayrıntı için personel servisi ücretleri yazısındaki sekiz soruya bakın.
6. Fiyat farkı: yakıt ve işçilik artışı nasıl yansıtılır?
Kamuda 4734 sayılı Kanun'a göre ihale edilen hizmet alımlarında fiyat farkına ilişkin esaslar (31 Ağustos 2013 tarihli) uygulanır: işçilik, akaryakıt (yakıt idare tarafından karşılanmıyorsa), amortisman gibi girdiler ağırlık katsayılarıyla bir formüle girer ve hakedişte hesaplanır. Güncel formül, endeks kaynakları ve 365 günü aşan işlerde zorunluluğun kapsamı kaynaklarda tartışmalı; teyit gerekir.
Özel sektörde ise iki yaygın mekanizma var: akaryakıt fiyatının sözleşmedeki referans fiyatın belirli bir yüzdesini aşması halinde fark ödenmesi (Haliç şartnamesinde %20) ve belediyenin ya da UKOME'nin tarifeyi artırması halinde brüt farkın ödenmesi. Her iki mekanizmada da eşik, endeks kaynağı ve ödeme zamanı açıkça tanımlanmalıdır; aksi halde her zam ayrı bir pazarlığa dönüşür. Yakıt payı hesabı için servis aracı yakıt maliyeti yazısına bakın.
7. Teknik şartnameyi veriyle yazın
Şartnamedeki sefer sayıları, güzergah listesi ve km kotası ne kadar gerçeğe yakınsa, gelen teklifler o kadar karşılaştırılabilir olur. Çalışan adreslerinden ve vardiya saatlerinden çıkarılmış gerçek bir plan, firmaların varsaymak zorunda kaldığı değişkenleri azaltır ve fiyat belirsizliğini düşürür.
Rota optimizasyonu, ihale öncesi güzergahları ve araç sayısını çıkarmak için kullanılabilir: şartnameye yazılacak sefer sayısı, planlı kilometre ve gereken araç kapasitesi plandan çıkar. Durak optimizasyonu ve yürüme mesafesi yazısı, durakları şartnameye nasıl yansıtacağınıza dair ek bir bakış sunar.
İyi bir servis ihalesi, kanundaki usulden çok şartnamedeki maddelerin netliğine bağlıdır: yedek araç, ceza, fiyat farkı ve teminat. Gerçek şartnamelerde tekrar eden kalemler bir şablon sunar ama her işletmenin vardiya, güzergah ve araç ihtiyacı farklıdır; şartnameyi kendi planınızdan çıkardığınız verilerle yazın.
Sık sorulan sorular
Aşırı düşük tekliflerin elenmesi için kullanılan katsayıdır; örneklerimizde 0,72 (Giresun Üniversitesi) ve 0,80 (bir havalimanı ilanı, arama özetinden) görüldü. Sınır değerin altındaki teklif açıklama istenmeden reddedilebilir. Güncel hesap yöntemi için ihale mevzuatına bakın.