1. Excel'in iyi olduğu yer
Dürüst olmak gerekirse, birkaç araçlı küçük bir operasyonda Excel yeterlidir: yolcu listesi kısa, vardiya tek, hatlar sabit. Tablo elle güncellenebilir ve kimse yeniden planlama yükü altında ezilmez. Excel'in sınırı operasyonun karmaşıklığıyla başlar: araç sayısı ve yolcu hareketi arttıkça, vardiyalar çoğaldıkça ve kısıtlar birbirini etkilemeye başladıkça elle planın kalitesi düşer.
2. Elektronik tablo hataları üzerine araştırmalar ne diyor?
Elektronik tablo hataları, akademik olarak onlarca yıldır çalışılıyor. Bu çalışmalardan aktarılan oranların bir bölümü yanlış yayılıyor, bu yüzden birincil kaynaklarını okuduğumuz üç çalışmayı kapsamıyla birlikte veriyoruz.
Raymond Panko'nun 2000 tarihli derlemesinde yedi saha denetiminden 367 elektronik tablonun %24'ünde hata bulundu; 1997 ve sonrası yapılan denetimlerde 54 tablonun %91'inde hata vardı. Panko ayrıca geliştiricilerin formüllerin yaklaşık %2-%5'inde düzeltilmemiş hata yaptığını öne sürüyor.
Powell, Baker ve Lawson'ın (2009) 50 gerçek operasyonel elektronik tabloyu incelediği çalışmada formül hücrelerinin %0,9-1,8'i hatalı çıktı; dar bir tanımla 50 tablonun 43'ünde (%86) en az bir hata vardı. Bu oran Panko'nun %5 tahmininin altında; yazarlar bu tahminin yalnızca 5 çalışmaya ve toplam 43 tabloya dayandığını belirtiyor. Enron'un tablolarını inceleyen bir çalışma (Hermans ve Murphy-Hill, 2015) en az bir formül içeren tabloların %24'ünde Excel hatası buldu.
Elektronik tablo hata çalışmaları (kapsamıyla)
| Çalışma | Örneklem | Bulgu |
|---|---|---|
| Panko (2000), 7 saha denetimi | 367 tablo | %24'ünde hata; 1997 sonrası 54 tablonun %91'inde |
| Powell, Baker, Lawson (2009) | 50 operasyonel tablo | Formül hücrelerinin %0,9-1,8'i; dar tanımla 50'nin 43'ünde (%86) hata |
| Hermans, Murphy-Hill (2015), Enron | 9.120 formüllü tablo | Formüllü tabloların %24'ünde hata (ikincil aktarım) |
Önemli uyarı: bu çalışmalar finans, vergi ve operasyonel tablolar üzerinedir; hiçbiri personel servisi planlama tablosunu ölçmemiştir. %24 ile %91 arasındaki dalgalanma tanım ve denetim yöntemi farkından gelir. “Tabloların %94'ü hatalıdır” gibi sık aktarılan rakam birincil kaynaklarda bulunamadı ve kullanılmadı.
Bu rakamlardan çıkarılacak ders şudur: elektronik tablo kullanımı genel olarak hata riski taşır ve karmaşıklık arttıkça bu risk yükselir. Servis planlama tablosunun kendi hata oranı bilinmiyor ve bilmemek de riskin parçası.
3. Servis planlamaya özgü Excel riskleri
Genel hata oranlarının ötesinde, servis planlamasına özgü beş risk var:
- Adres hataları: yanlış ya da eski adres, yolcuyu yanlış hatta ya da yanlış durağa atar ve fark ancak yolcu servisi kaçırınca anlaşılır.
- Kapasite kontrolsüzlüğü: tabloda araç kapasitesini aşan bir hat, hiçbir formül uyarı vermeden kalabilir.
- Vardiya ve süre doğrulaması: geriye doğru varış hesabı elle yapıldığında ortalama süreler kullanılır, trafikteki saat farkı atlanır.
- Değişikliklerin izlenememesi: kim ne zaman hangi yolcuyu hangi hatta kaydırdı belli olmaz; sürümler çoğalır.
- Tek kişiye bağımlılık: tabloyu yalnızca onu kuran kişi anlar; o kişi izne çıkınca ya da ayrılınca plan durur.
4. Manuel planlama ne kadar zaman alır?
Personel servisinde Excel ile manuel planlamanın süresini ölçen bağımsız bir sektör çalışması bulamadık. En bilinen örnek okul servisi alanında: MIT Sloan'ın 2017 haberine göre Boston Public Schools çalışanlarının elle rota oluşturması “birkaç hafta” sürerken, MIT'nin algoritması rotaları yaklaşık 30 dakikada üretti. Boston 650 otobüs işleten çok büyük bir sistem ve bu bir okul servisi vakasıdır; personel servisi için doğrudan karşılığı yoktur.
Kendi sitemizde yayımlanan ölçümde ise planlama süresi 3 saatten 12 dakikaya inmiş (%93 azalma). Bu bir vaka ölçümüdür; ama kendi operasyonunuzda planlama süresini ölçmek zor değil: bir sonraki planı yaparken kronometreyle süreyi not edin.
5. Gizli maliyet planlama saatinde değil, plana sızan araçta
Planlama süresinin parasal karşılığını hesaplayalım. Bir planlayıcının işveren maliyeti ayda 60.875 TL, ayda 22 gün ve günde 8 saat çalışma varsayımıyla (176 saat) saat başı yaklaşık 346 TL. Haftada bir kez 3 saatlik bir plan 1.038 TL; ayda dört plan yaklaşık 4.150 TL. Plan süresi 12 dakikaya inse bile tasarruf aylık 4.000 TL civarındadır.
Karşılaştırın: baz senaryoda bir minibüsün aylık maliyeti 149.036 TL; bu, yaklaşık 431 planlama saatine eşdeğer. Yani Excel'in asıl maliyeti planlama saatleri değil, elle kurulan planın bir ya da iki fazla aracı plana sızdırmasıdır. İyi kurulmuş bir plan tek bir aracı bile çıkarabilirse, planlama saatinin yıllarca maliyetini karşılar.
Planlama süresi ve bir aracın maliyeti (baz senaryo)
| Kalem | Tutar |
|---|---|
| Planlayıcı işveren maliyeti (aylık) | 60.875 TL |
| Saat başı (176 saat/ay) | ≈ 346 TL |
| 3 saatlik haftalık plan, aylık (4 plan) | ≈ 4.150 TL |
| Bir minibüsün aylık toplam maliyeti | 149.036 TL |
| Bir aracın maliyeti, planlama saati cinsinden | ≈ 431 saat |
Bu yazıda hesaplanmıştır; varsayımlar şoför maliyeti ve 200 çalışanlı örnek hesap yazılarındaki ile aynıdır. Kendi bordronuzu girin.
6. Excel'le kalacaksanız riski azaltın
Excel kullanmaya devam edecekseniz hata riskini düşürmek için yapılabilecek şeyler var:
- Adresleri bir kez doğrulayın ve koordinatlarını tabloya kaydedin; her değişiklikte yeniden kontrol edin.
- Kapasite aşımı ve boş koltuk için koşullu biçimlendirme ve toplam kontrol hücreleri ekleyin.
- Planın sürüm kaydını tutun: tarih, değişikliği yapan, nedeni.
- Tabloyu ikinci bir kişi baştan sona kontrol etsin; Excel hata araştırmaları bağımsız incelemenin hata yakalamada en etkili yöntemlerden biri olduğunu gösteriyor.
- Plan düzenli olarak bağımsız bir yöntemle (başka bir araç ya da hesap) çapraz kontrol edilsin.
7. Excel'den ne zaman çıkılır?
Aşağıdaki işaretlerden ikisi ya da daha fazlası varsa Excel artık sınırda demektir: beş araçtan fazla, birden çok vardiya, haftalık yolcu değişimi, kimsenin tam anlamadığı bir tablo, planın değişiklikte çökmesi ve plan sürecinin tek kişiye bağlı olması.
Bu noktada geçiş büyük bir proje olmak zorunda değil: mevcut yolcu ve araç verisiyle kısa bir test, farkın ne kadar olduğunu gösterir. Rota optimizasyonu bu testi çalışan adresleriniz ve vardiyalarınızla yapar; yazılım seçerken sorulacak sorular için rota optimizasyonu yazılımı seçerken sorulacak 15 soru yazısına bakın.
Excel kötü bir araç değil; servis operasyonu büyüdükçe riskli hale geliyor. Araştırmalar elektronik tablo hatasının yaygın olduğunu gösteriyor ama servis planlama tablosunun hata oranı bilinmiyor. Gerçek maliyet planlama saatlerinde değil, plana sızan fazla araçta: bir aracın aylık maliyeti, yüzlerce planlama saatine eşit. Bu yüzden asıl soru, planınızın kaç araç fazla içerdiğidir.
Sık sorulan sorular
Küçük ve sabit bir operasyon için yanlış değil. Araç sayısı, vardiya ve yolcu hareketi arttıkça elle planın kalitesi düşer ve hata riski yükselir; bu noktada bir planlama aracı değerlendirilmelidir.